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不可不知的大型會(huì)議活動(dòng)策劃知識(shí)
可以說(shuō)任何一個(gè)大會(huì)議策劃是關(guān)鍵。下面長(zhǎng)沙千兆廣告為大家介紹一下會(huì)議活動(dòng)策劃的相關(guān)知識(shí)
會(huì)議活動(dòng)策劃,它是一種資源的整合與配置過(guò)程,都是在控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,使會(huì)議效果最佳。要想會(huì)議開(kāi)得好,風(fēng)險(xiǎn)控制早做到。大凡一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)最可能出現(xiàn)的失誤,在不同的會(huì)議階段有不同的表現(xiàn)。比如:
大型會(huì)議活動(dòng)策劃方案1、會(huì)前準(zhǔn)備:會(huì)議主題和日程及任務(wù)分配不明確,參會(huì)人員毫無(wú)針對(duì)性,參會(huì)人員也準(zhǔn)備得不充分。
大型會(huì)議活動(dòng)策劃方案2、會(huì)議開(kāi)始:會(huì)議程序太過(guò)繁復(fù)冗長(zhǎng),主持人能力有限,主題變動(dòng)隨意,而且參會(huì)人員的層次參差不齊。
大型會(huì)議活動(dòng)策劃方案3、會(huì)議進(jìn)行:會(huì)議討論消極沉悶,甚至超出議題范圍,會(huì)議過(guò)程拖沓,常常表現(xiàn)為議而不決。
大型會(huì)議活動(dòng)策劃方案4、會(huì)議總結(jié):會(huì)議效果不明顯,工作安排沒(méi)有針對(duì)性,也沒(méi)有條理清晰的會(huì)議總結(jié)。
大型會(huì)議活動(dòng)策劃方案5、跟蹤執(zhí)行:經(jīng)常是那完那了,根本沒(méi)有及時(shí)有效的后續(xù)工作跟進(jìn)和信息反饋。
會(huì)議本身是一個(gè)很重要的管理工具和手段,通過(guò)會(huì)議活動(dòng)策劃,可以很好地對(duì)會(huì)議中的各個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。猶如項(xiàng)目管理一樣,需要進(jìn)行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進(jìn),以確保項(xiàng)目及時(shí)、出色地完成。比如會(huì)議活動(dòng)準(zhǔn)備方面的策劃,涉及到會(huì)議目標(biāo)的設(shè)立、與會(huì)者的選擇、會(huì)議活動(dòng)時(shí)間的選擇、會(huì)議活動(dòng)地點(diǎn)的選擇、會(huì)議活動(dòng)議程的擬定、會(huì)議活動(dòng)通知的派發(fā)等等。
不僅如此,會(huì)場(chǎng)布置檢查的重點(diǎn)、預(yù)訂會(huì)議活動(dòng)地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮項(xiàng)目、簽訂書面合同時(shí)的注意事項(xiàng)、烘托良好的會(huì)議氛圍的技巧、會(huì)務(wù)管理人員分組、與會(huì)人員分組需注意的事項(xiàng)、會(huì)議證件的制作、會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品的制備、會(huì)議名冊(cè)的編制、開(kāi)會(huì)前24小時(shí)的驗(yàn)收項(xiàng)目、開(kāi)會(huì)前12小時(shí)的檢查工作細(xì)則,以及會(huì)務(wù)物品準(zhǔn)備的名細(xì)等等,都非常重要。
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